Regulamin Organizacyjny

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Unisławiu
  

Rozdział I.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Unisławiu, zwany dalej Regulaminem, określa:

1.    Postanowienia ogólne.

2.    Zakres działania i zadania Urzędu.

3.    Organizację Urzędu.

4.    Zasady funkcjonowania Urzędu.

5.    Zakresy zadań Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika.

6.    Podział zadań pomiędzy komórkami organizacyjnymi.

7.    Ogólne zasady podpisywania dokumentów i korespondencji Urzędu.

8.    Akty prawne Wójta.

9.    Zasady udzielania informacji dziennikarzom.

10.    Organizację działalności kontrolnej.

11.    Przyjmowanie i załatwianie skarg, wniosków i petycji.

12.    Pieczęcie i pieczątki.

13.    Postanowienia końcowe.

 

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1.    Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Unisław,

2.    Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Unisław,

3.    Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku - należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta  Gminy Unisław, Zastępcę Wójta Gminy Unisław, Sekretarza Gminy Unisław oraz Skarbnika Gminy Unisław,

4.    Organach Gminy – należy przez to rozumieć Wójta oraz Radę Gminy Unisław,

5.    Urzędzie – należy rozumieć Urząd Gminy w Unisławiu,

6.    Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć referaty i samodzielne stanowiska w Urzędzie,

7.    Jednostkach Gminy – należy przez to rozumieć szkoły i przedszkola, których organem założycielskim jest Gmina Unisław, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Unisławiu, Gminną Bibliotekę Publiczną w Unisławiu, Gminny Ośrodek Kultury w Unisławiu oraz Klub Dziecięcy „Mali Odkrywcy” w Unisławiu.


§ 3

1.    Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

2.    Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3.    Kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników jest Wójt.

4.    Urząd jest jednostką organizacyjną Gminy zapewniającą obsługę administracyjną, organizacyjną i techniczną Organów Gminy oraz obsługę finansową Jednostek Gminy wskazanych w § 2 pkt. 7 w zakresie określonym uchwałami Rady podjętymi na podstawie art. 10a i 10b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym 
(tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 1153 ze zm.) i zawartymi z Wójtem również na tej podstawie porozumieniami.

5.    Siedzibą Urzędu jest miejscowość Unisław.


§ 4

1. Godziny pracy Urzędu w poszczególne dni tygodnia określa Wójt uwzględniając wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników samorządowych oraz uregulowania Kodeksu pracy w sprawie rozkładu czasu pracy.

2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów w każdy dzień tygodnia, w niedziele i święta.

3. Zasady i tryb funkcjonowania Urzędu szczegółowo określa Regulamin pracy Urzędu, który w drodze zarządzenia wydaje Wójt.

 

Rozdział II. 
ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU 

§ 5

1. Urząd jest jednostką organizacyjną powołaną do wykonywania zadań publicznych 
o znaczeniu lokalnym.

2. Urząd realizuje zadania:

1)   własne, wynikające z ustaw, statutu Gminy i uchwał Rady,

2)   zlecone z zakresu administracji rządowej na mocy ustaw,

3)   przejęte w drodze porozumień zawartych z organami administracji rządowej,

4)   powierzone na podstawie porozumień zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego,

5)   przejęte w drodze uchwał rady gminy podjętych zgodnie z obowiązującymi ustawami,

6)   przejęte w drodze porozumień Wójta z gminnymi instytucjami kultury.
 

§ 6

1.    Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy Organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji, w szczególności:

1)   przygotowywanie materiałów, decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej,

2)   wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,

3) zapewnienie możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg 
i wniosków,

4) przygotowywanie dokumentów w celu uchwalenia budżetu oraz jego wykonywania,

5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa, zawartych porozumień i uchwał Rady,

6) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,

7) prowadzenie do powszechnego wglądu zbioru przepisów gminnych,

8) stosowanie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej w zakresie przyjmowania, ewidencjonowania, wysyłania korespondencji, a także przechowywania i przekazywania akt do archiwum.

2.    Do zadań Urzędu należy zapewnienie zgodnie z podjętymi przez Radę uchwałami 
i porozumieniami obsługi finansowej Jednostek Gminy.

3.    W zakresie określonym odrębnymi przepisami Urząd udostępnia informację publiczną 
i dokumenty urzędowe.

4.    W wykonaniu swych zadań Urząd zapewnia ochronę informacji i danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.



Rozdział III. 
ORGANIZACJA URZĘDU 
  
§ 7

W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1) Wójt (W),

2) Zastępca Wójta (ZW),

3) Sekretarz (SE),

4) Skarbnik (SK),  

5) Kierownik Referatu ds. Organizacyjno–Prawnych,

6) Kierownik Referatu ds. Planowania i Finansów,

7) Kierownik Referatu ds. Administracyjno-Rozliczeniowych Jednostek Gminy,

8) Kierownik Referatu ds. Gospodarki Komunalnej, Wodnej, Rolnictwa, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego,  

9) Kierownik Referatu ds. Inwestycji i Pozyskiwania Funduszy,

10) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego – funkcja pełniona przez Wójta,

11) Kierownik Referatu ds. Budownictwa, Lokali i Gospodarki Gruntami.

 

§ 8

1. W Urzędzie funkcjonują:

1) Referat ds. Organizacyjno-Prawnych – (OP) podległy bezpośrednio Zastępcy Wójta i obejmujący następujące stanowiska pracy:

a) Kierownik referatu,

b) Stanowisko ds. obsługi sekretariatu,

c) Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy, 

d) Stanowisko ds. archiwum,

e) Radca prawny,

f) Stażyści i praktykanci.

 2) Referat ds. Planowania i Finansów – (PLF) podlegający bezpośrednio Skarbnikowi i obejmujący następujące stanowiska: 

a)    Kierownik referatu, 

b)   Stanowiska ds. rozliczeń księgowych, 

c)    Stanowisko ds. wymiaru podatków,

d)   Stanowisko ds. księgowości podatkowej,

e)    Stanowisko ds. poboru i rozliczeń księgowych wody i ścieków,

f)    Stanowiska ds. kadr, rozliczeń i płac.

 3) Referat ds. Administracyjno-Rozliczeniowych Jednostek Gminy (RG) podległy bezpośrednio Skarbnikowi i obejmujący następujące stanowiska:

a)    Kierownik referatu,

b)   Stanowisko ds. oświaty,

c)    Stanowiska ds. rozliczeń księgowych,

d)   Stanowiska ds. kadr, rozliczeń i płac.

4) Referat ds. Gospodarki Komunalnej, Wodnej, Rolnictwa, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego – (GK) podlegający bezpośrednio Sekretarzowi i obejmujący następujące stanowiska: 

a) Kierownik referatu, 

b) Stanowisko ds. zabytków, zgromadzeń, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego, 

c) Stanowiska obsługi:

     - Elektryk,

     - Konserwatorzy,

     - Kierowcy, 

     - Sprzątaczki,

     - Robotnicy.

 5) Referat ds. Inwestycji i Pozyskiwania Funduszy (IF) podległy bezpośrednio Zastępcy Wójta i obejmujący następujące stanowiska:

a) Kierownik referatu,

b) Stanowisko ds. pozyskiwania funduszy unijnych i zamówień publicznych,

c) Informatyk,

d) Stanowisko ds. pozyskiwania i rozliczania środków zewnętrznych.

 6) Urząd Stanu Cywilnego (USC) podległy bezpośrednio Wójtowi i obejmujący następujące stanowiska:

     a) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego – Wójt,

b) Zastępca Kierownika USC,

c) Stanowisko ds. ewidencji ludności i stanu cywilnego.

7) Referat ds. Budownictwa, Lokali i Gospodarki Gruntami (BLG) podległy bezpośrednio Sekretarzowi i obejmujący następujące stanowiska pracy:

a) Kierownik referatu,

b) Stanowisko ds. budownictwa, lokali i gospodarki gruntami.

 8) Samodzielne stanowiska podległe bezpośrednio Wójtowi:

a) Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych (IN),

b) Pełnomocnik ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii (PAN),

c) Kierownik świetlicy (KS),

d) Inspektor ochrony danych (IOD),

e) Stanowisko ds. przedsiębiorczości i rozwoju ekonomii społecznej (ES),

f) Audytor wewnętrzny (AW).

2. Zmian w podziale komórki organizacyjnej na stanowiska pracy dokonuje Wójt w drodze zarządzenia wewnętrznego. Szczegółowy opis zadań na danym stanowisku określa zakres czynności danego pracownika.

3. W uzasadnionych przypadkach w Urzędzie mogą być tworzone i likwidowane stanowiska pracy.

4. W Urzędzie może być świadczona praca również na podstawie umowy zlecenia
i umowy o dzieło.

6. Wielkość zatrudnienia w Urzędzie w ramach przyznanych środków na wynagrodzenia określa Wójt.

7. W Urzędzie mogą funkcjonować zespoły doradcze, opiniodawcze i wykonawcze do realizacji projektów, przedsięwzięć i zadań. Skład osobowy, zakres działania i tryb pracy zespołów określa Wójt w dokumencie o ich powołaniu, o ile nie wynika to z odrębnych przepisów.

 

§ 9

Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

 
 

Rozdział IV.

ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU 

§ 10

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1) praworządności,

2) służebności wobec społeczności lokalnej,

3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4) jednoosobowego kierownictwa,

5) podziału kompetencji,

6) kontroli wewnętrznej,

7) wzajemnego współdziałania,

8) jawności spraw publicznych,

9) racjonalnego doboru kadry kierowniczej. 
 

§ 11

1.    Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków działają na podstawie prawa 
i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2.    Pracownicy Urzędu zobowiązani są do przestrzegania tajemnicy państwowej 
i służbowej oraz ochrony informacji niejawnych. 

3.    Pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych są zobowiązani do przestrzegania tajemnicy danych osobowych i w tym celu stosowania określonych procedur i środków mających na celu zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

 

§ 12

1.      Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań są zobowiązani służyć Gminie i Państwu.

2.      Pracowników Urzędu obowiązuje zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami, podwładnymi, współpracownikami oraz w kontaktach 
z obywatelami. 

3.      Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych. 
 

§ 13

1.    Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy
i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczegółowej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2.    Dysponowanie środkami finansowymi odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3.    Zakupy i inwestycje są realizowane zgodnie z przepisami dotyczącymi udzielania zamówień publicznych. 


§ 14

1.    Jednoosobowe kierownictwo polega na obowiązku wykonywania poleceń bezpośredniego przełożonego wynikających ze służbowego podporządkowania.

2.     Pracownik Urzędu obowiązany jest przestrzegać zasady podporządkowania służbowego wynikającego z organizacji Urzędu i szczegółowego podziału czynności.

3.    Urzędem kieruje Wójt i wykonuje zadania przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza
i Skarbnika, którzy ponoszą  odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.

4.    Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.

5.    W przypadku nieobecności Kierownika komórki organizacyjnej jego obowiązki przejmują osoby zaproponowane przez Kierownika i zaakceptowane przez Wójta.

 

§ 15

1.      Urząd realizuje zaplanowane zadania zgodne z budżetem gminy.

2.      Szczegółowe zasady planowania zadań w Urzędzie są określane odrębnymi przepisami i poleceniami.

3.      Planowanie zadań nie obejmuje czynności administracyjnych o charakterze powtarzalnym i nieskutkującym wydatkami budżetu przy ich realizacji.



Rozdział V.

ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, ZASTĘPCY WÓJTA, SEKRETARZA 

I SKARBNIKA 

§ 16

1.    Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności:

1)   kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz,

2)   przedkładanie Radzie projektów uchwał, okresowych sprawozdań i informacji,

3)   wykonywanie budżetu oraz innych uchwał Rady oraz przedkładanie ich Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej,

4)   wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu
i dyrektorów/kierowników Jednostek Gminy, 

5)   określanie zakresów czynności dla Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika,

6)   podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczenie innych osób do podejmowania tych czynności,

7)   dokonywanie ocen pracy pracowników bezpośrednio podległych Wójtowi,

8)   określanie polityki kadrowej i płacowej,

9)   udzielanie upoważnień pracownikom Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnień do wykonywania określonych zadań lub czynności,

10)    zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkich pracowników,

11)    udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,

12)    udzielanie pełnomocnictw procesowych,

13)    przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym (i innych oświadczeń wynikających z przepisów prawa) od Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika, dyrektorów/kierowników Jednostek Gminy, pracowników upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz kopii oświadczeń radnych od przewodniczącego rady gminy i udostępnienie wszystkich oświadczeń w trybie właściwym dla udostępnienia informacji publicznej,

14)    wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

15)    wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa
i Regulamin oraz uchwały Rady,

16)    gospodarowanie mieniem komunalnym, w tym:

a)    składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem,

b)   udzielanie pełnomocnictw dyrektorom/kierownikom Jednostek Gminy nieposiadających osobowości prawnej,

17)    opracowanie planu operacyjnego ochrony przed powodzią oraz ogłaszanie
i odwoływanie pogotowia i alarmu przeciwpowodziowego,

18)    zatwierdzanie dokumentów finansowych,

19)    współdziałanie ze środkami masowego przekazu,

20)    powierzanie określonych spraw Zastępcy Wójta i Sekretarzowi,

21)    pełnienie funkcji szefa obrony cywilnej,

22)    czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego przewidziane dla kierownika USC,

23)    nadzór nad Zastępcą Wójta, Sekretarzem, Skarbnikiem, komórkami organizacyjnymi.

2. W zakresie zarządzania kryzysowego Wójt zapewnia na obszarze gminy realizację następujących zadań:

1) całodobowe alarmowanie członków gminnego zespołu zarządzania kryzysowego, 
a w sytuacjach  kryzysowych zapewnienie całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji oraz  dokumentowania prowadzonych czynności,

2) współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej,

3) nadzór nad funkcjonowaniem systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności,

4) współpracę z podmiotami realizującymi monitoring środowiska,

5) współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze
i humanitarne,

6) realizację zadań stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa.

3. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami Wójt wykonuje zadania przy pomocy Jednostek Gminy.


§ 17

1. Do zakresu zadań Zastępcy Wójta należy:

1) podczas obecności Wójta:

a)        wykonywanie zadań powierzonych przez Wójta na podstawie odrębnych upoważnień i pełnomocnictw,

b)        zastępowanie Wójta w sprawach bieżących Urzędu, z zastrzeżeniem spraw zastrzeżonych do wyłącznej kompetencji Wójta,

c)        wykonywanie w imieniu Wójta funkcji kierownika administracyjnego Urzędu,

d)        wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego Referatu ds. Organizacyjno-Prawnych oraz Referatu ds. Inwestycji i Pozyskiwania Funduszy i dokonywanie ocen okresowych kierowników podległych komórek organizacyjnych, 

e)        wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu administracji publicznej,

f)         składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem na podstawie udzielonych przez Wójta pełnomocnictw, z zastrzeżeniem postanowień ustawy,

g)        przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków,

h)        załatwianie spraw oraz udzielanie informacji publicznej,  

i)         reprezentowanie Gminy, w tym podczas uroczystości,

j)         współdziałanie z Radą, Wójtem, Sekretarzem, Skarbnikiem, Jednostkami Gminy oraz komórkami organizacyjnymi nie podległymi bezpośrednio Zastępcy Wójta,

k)        załatwianie skarg na bezpośrednio podległych pracowników,

l)         nadzór nad osobami odbywającymi praktyki i staże w Urzędzie, 

m)     nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z doskonaleniem kadr, w tym organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego,

n)        wykonywanie innych powierzonych odrębnie zadań,

2) podczas nieobecności Wójta, poza czynnościami określonymi w pkt 1, także:

a) wykonywanie wszystkich bieżących spraw publicznych gminy należących do kompetencji Wójta, 

b)      zastępowanie w sprawach bieżących Urzędu i kierowanie pracą Urzędu,

c) sprawowanie funkcji Wójta.

2.    Przy wykonywaniu swoich zadań i kompetencji Zastępca Wójta działa w granicach określonych odrębnymi imiennymi pełnomocnictwami i upoważnieniami udzielonymi przez Wójta.

3.    Do zakresu czynności Zastępcy Wójta należy również przejęcie zadań i kompetencji Wójta, w przypadku przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta spowodowanej okolicznościami, o których mowa w art. 28g ustawy z dnia 
8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.


§ 18

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu,
a w szczególności:

1)   opracowywanie  projektów  zmian statutów, regulaminów, instrukcji, zarządzeń, okólników z zakresu organizacji Urzędu,

2)   przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta i uchwał Rady w zakresie swego działania, 

3)   wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego Referatu ds. Gospodarki Komunalnej, Wodnej, Rolnictwa, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego i Referatu ds. Budownictwa, Lokali i Gospodarki Gruntami oraz dokonywanie ocen okresowych kierowników podległych komórek organizacyjnych, 

4)   nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie,

5)   zapewnienie prawidłowego załatwiania spraw obywateli w Urzędzie oraz skarg
i wniosków,

6)   sprawowanie nadzoru nad poprawnością formalno–prawną przygotowywanych spraw i decyzji, w tym przestrzegania praworządności,

7)   prowadzenie wewnętrznej kontroli w Urzędzie oraz organizowanie kontroli zewnętrznej, 

8)   zapewnienie nadzoru organizacyjnego nad Jednostkami Gminy.

9)   opracowywanie zakresów czynności dla komórek organizacyjnych i kierowników komórek organizacyjnych,

10)    zapewnienie właściwej dyscypliny pracy w Urzędzie,

11)    nadzór nad przestrzeganiem tajemnicy państwowej i służbowej,

12)    przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

13)    nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady i Zarządzeń Wójta,

14)    nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej,

15)    koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami, referendami i spisami,

16)    udostępnianie informacji publicznej,

17)    wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta,

18)    współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu budżetu Gminy,

19)    przygotowywanie materiałów niezbędnych dla prac komisji Rady,

20)    sporządzanie ocen oraz opracowanie ankiet i informacji,

21)    prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Głównego Urzędu Statystycznego,

22)    prowadzenie książki kontroli, przechowywanie protokołów kontroli oraz odpowiedzi na wnioski pokontrolne,

23)    wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.


§ 19

Do zadań Skarbnika należy w szczególności:

1)   wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa w zakresie rachunkowości,

2)   wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego Referatu ds. Planowania i Finansów oraz Referatu ds. Administracyjno–Rozliczeniowych Jednostek Gminy oraz dokonywanie ocen okresowych kierowników podległych komórek organizacyjnych, 

3)   opracowywanie i wykonywanie budżetu gminy, czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej oraz przestrzeganiem dyscypliny budżetowej,

4)   sprawowanie nadzoru w zakresie prawidłowego obiegu informacji i dokumentacji finansowej,

5)   opracowywania projektów przepisów wewnętrznych dotyczących finansów
i rachunkowości,

6)   kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych (w tym: dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z harmonogramem dochodów i wydatków budżetowych, a także dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych) i udzielanie upoważnień innym osobom do wykonywania kontrasygnaty,

7)   ocena pod względem finansowym wniosków o dotacje z budżetu Gminy,

8)   opracowywanie Wieloletnich Programów Finansowych, analiza źródeł finansowania Wieloletnich Planów Inwestycyjnych,

9)    współdziałanie w opracowaniu budżetu, przekazywanie dyrektorom/kierownikom Jednostek Gminy, komórką organizacyjnym wytycznych i danych niezbędnych do opracowania projektu budżetu,

10)    współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej oraz zapewnienie prawidłowości, terminowości i zgodności sprawozdań finansowych,

11)    przygotowywanie zmian w budżecie w toku jego wykonywania zgodnie
z obowiązującymi przepisami oraz innych projektów uchwał w zakresie działania komórki organizacyjnej.

12)    na bieżąco monitorowanie płynności finansowej Gminy, lokowanie wolnych okresowo środków finansowych,

13)    uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy, 

14)    sprawowanie nadzoru w sprawach podatkowych,

15)    sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową Jednostek Gminy,

16)    udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budżetu gminy, monitorowanie wykonania budżetu i bieżące informowanie Wójta o występujących zagrożeniach jego realizacji,

17)    prowadzenie nadzoru merytorycznego nad budżetami Jednostek Gminy,

18)    dokonywanie kontroli finansowej i w tym celu przygotowanie i organizacja obiegu dokumentów finansowych,

19)    zapewnienie obsługi finansowo-księgowej Urzędu, Gminy i Jednostek Gminy,

20)    rozliczanie inwentaryzacji, dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

21)    przedstawianie propozycji, co do mienia sołeckiego i nadzorowanie jego zarządzania,

22)    zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez Gminę,

23)    nadzór nad prawidłową gospodarką finansową Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

24)    nadzorowanie działań związanych z windykacją i egzekucją należności finansowych Gminy,

25)    wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.


§ 20

Obowiązki i uprawnienia Urzędu, jako zakładu pracy oraz prawa i obowiązki pracowników określa Regulamin Pracy Urzędu.
 

Rozdział VI.

PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY KOMÓRKAMI ORGANIZACYJNYMI
  
§ 21

1.    Do wspólnych zadań wszystkich pracowników samorządowych należy w szczególności:

1)   wykonywanie zadań powierzonych zakresem czynności oraz innymi przepisami 
i poleceniami Wójta,

2)   realizacja zadań Gminy wynikających z budżetu, uchwał Rady, zarządzeń Wójta oraz z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,

3)   prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających
z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przygotowanie
i przekazywanie akt sprawy do organu odwoławczego w przypadku złożenia odwołania od wydanych decyzji administracyjnych,

4)   prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych niezbędnych do realizacji zadań Gminy zgodnie z przepisami prawa,

5)   pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Wójtowi i Jednostkom Gminy w wykonywaniu ich zadań,

6)   przygotowywanie projektów uchwał Rady i projektów zarządzeń Wójta oraz przygotowywanie materiałów niezbędnych dla prac komisji Rady,

7)   współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy i jego zmian, realizacji budżetu 
i sprawozdawczości budżetowej,

8)   przygotowywanie projektu planu zadań rzeczowych i wydatków dotyczących prowadzonej dziedziny Gminy,

9)   przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz, i bieżących informacji o realizacji zadań,

10)    opracowywanie materiałów do projektu strategii rozwoju Gminy i jej aktualizacji oraz do raportu o stanie gminy,

11)    przestrzeganie powszechnie obowiązujących przepisów prawa i przepisów wewnętrznych Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków,

12)    informowanie bezpośredniego przełożonego lub Wójta o stwierdzonych nieprawidłowościach mogących mieć wpływ na realizację powierzonych zadań,

13)    znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego i przepisów gminnych oraz prowadzenie
i aktualizowanie zbioru przepisów niezbędnych na danym stanowisku pracy,

14)    przestrzeganie przepisów o opłacie skarbowej,

15)    przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej, ochrona informacji niejawnych, danych osobowych oraz innych tajemnic prawnie chronionych,

16)    przestrzeganie dyscypliny w pracy, przepisów przeciwpożarowych i bhp,

17)    stosowanie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, zasad dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów oraz innych przepisów prawa, dotyczących postępowania z dokumentacją, a także wykonywanie czynności kancelaryjnych na wszystkich etapach pracy z dokumentacją z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego klasy eZD wg zasad określonych w odrębnym zarządzeniu Wójta,

18)    gromadzenie, przechowywanie i przygotowywanie (w tym uporządkowanie) dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego – zgodnie z instrukcją archiwalną, obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi,

19)    przechowywanie akt zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych
i informacji niejawnych oraz właściwe przechowywanie pieczęci i druków ścisłego zarachowania,

20)    dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę mieszkańców,

21)    załatwianie interesantów bez zbędnej zwłoki,

22)    podejmowanie czynności organizatorskich zmierzających do prawidłowej
i terminowej realizacji zadań oraz czuwanie nad przebiegiem realizacji zadań,

23)    samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy w oparciu 
o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z zakresu czynności,

24)    współdziałanie z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie realizacji zadań,

25)    wykonywanie na polecenie Wójta innych zadań w sprawach nieobjętych zakresem działania stanowiska pracy,

26)    pełnienie powierzonych zastępstw na innych stanowiskach,

27)    współdziałanie z organizacjami oraz jednostkami działającymi na terenie Gminy,

28)    współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej,

29)    współdziałanie w zakresie wyborów,

30)    współpraca z instytucjami i ośrodkami gospodarczymi integracji europejskiej, 

31)    współpraca z odpowiednimi służbami w zakresie planowania i realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej, ochrony ludności i zarządzania kryzysowego,

32)    współdziałanie w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,

33)    samokształcenie, usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,

34)    przejawianie troski o ochronę mienia państwowego i społecznego,

35)    przygotowywanie materiałów do udostępnienia informacji publicznej (w tym na nośnikach elektronicznych do BIP).

2.    Pracownicy ponoszą odpowiedzialność służbową i dyscyplinarną przed Wójtem. 

3.    Bezpośredni przełożony może polecić pracownikowi wykonanie innych czynności niż określone w zakresie czynności tego pracownika.

§ 22

Do zadań kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1)        zorganizowanie pracy w komórce organizacyjnej zapewniające realizację wszystkich zadań podległej komórki organizacyjnej,

2)        przygotowywanie zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk w podległej komórce organizacyjnej,

3)        zapewnienie prawidłowej obsługi interesantów przez podległych pracowników,

4)        kontrolowanie jakości wykonywanej pracy przez podległych pracowników,

5)        nadzorowanie wypełniania obowiązków służbowych przez podległych pracowników, w tym koordynowanie racjonalnego wykorzystania czasu pracy pracowników,

6)        nadzór nad terminami załatwiania spraw,

7)        zapewnienie systemu zastępstw w podległej komórce organizacyjnej w przypadku nieobecności pracownika,

8)        podpisywanie korespondencji o charakterze techniczno-przygotowawczym
w zakresie spraw należących do komórki organizacyjnej, niezastrzeżone do podpisu Wójta,

9)        podpisywanie decyzji administracyjnych w ramach uzyskanych upoważnień,

10)    przygotowywanie projektów uchwał Rady, zarządzeń Wójta, aktów własnych Urzędu oraz innych dokumentów i odpowiedzialność za ich poprawność merytoryczną i prawną,

11)    opracowywanie prognoz, analiz oraz sprawozdań z prowadzonych działań i spraw,

12)    dbałość o powierzone mienie,

13)    dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,

14)    na polecenie Wójta wykonywanie innych zadań w sprawach nieobjętych zakresem działania.


§ 23

Do zadań Referatu ds. Organizacyjno-Prawnych należy w szczególności: 

1)      w zakresie obsługi sekretariatu: 

a)    przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,   

b)   obsługa korespondencji wpływającej do Urzędu, w tym również wpływającej przez ePUAP, e-mail, e-Doręczenia, KSeF oraz weryfikowanie podpisów elektronicznych, rejestracja korespondencji i jej rozdzielanie 

c)    prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw,

d)   prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta, 

e)    prowadzenie rejestru umów,

f)    prowadzenie ewidencji korespondencji,

g)   prowadzenie ewidencji oraz nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

h)   przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski, 

i)     przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,

j)     obsługa centrali telefonicznej i poczty elektronicznej,

k)   prenumerata gazet i czasopism,

l)     wyposażenie Urzędu w sprzęt i materiały biurowe

m) przyjmowanie ogłoszeń sądowych i wywieszanie ich na tablicy ogłoszeń Urzędu,

n)   obsługa Rady Społecznej Gminnego Ośrodka Zdrowia,

o)   prowadzenie rejestru delegacji służbowych, wydawanie druków delegacji i rozliczanie delegacji,

p)   prowadzenie księgi wyjść prywatnych i służbowych,

q)   przygotowywanie umów z pracownikami na korzystanie z prywatnych samochodów do celów służbowych, kontrola prawidłowości realizacji umów,

2)      w zakresie obsługi Rady:

a)    obsługa kancelaryjno-biurowa Rady i jej Komisji, w tym przygotowanie obrad sesji Rady i jej Komisji oraz terminowe i właściwe przygotowanie kompletów materiałów,

b)   przygotowanie projektów uchwał Rady,

c)    sporządzanie dokumentacji z obrad Rady i posiedzeń Komisji,

d)   prowadzenie rejestru uchwał, wniosków i interpelacji z obrad sesji Rady,

e)    terminowe wysyłanie podjętych uchwał, do organów nadzoru oraz do publikacji
w Dzienniku Urzędowym Województwa Kujawsko Pomorskiego,

f)    prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

g)   przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,

3)      organizowanie i obsługa wyborów sołtysów i rad sołeckich, w tym:

a)    protokołowanie przebiegu wyborów samorządów wiejskich,

b)   ewidencjonowanie zbiorów protokołów zebrań wiejskich,                                           

c)    nadawanie biegu wnioskom i uchwałom zebrań wiejskich, 

4)      współpraca z sołectwami z zakresu funduszu sołeckiego,

5)      organizacja i udział w stacjonarnych i wyjazdowych spotkaniach sołectw i Komisji Rady

6)      współpraca z organizacjami pozarządowymi, w tym:

a)    organizowanie konkursów,

b)   nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji zadań powierzonych w ramach konkursów,

c)    sprawozdawczość;

d)   rozliczanie dotacji dla organizacji pożytku publicznego,                    

7)      prowadzenie zbioru przepisów gminnych,

8)      prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi pracowników Urzędu, dyrektorów/kierowników Jednostek Gminy, radnych i Wójta, 

9)      organizowanie zdarzeń kulturalnych i współdziałanie z Jednostkami Gminy oraz innymi instytucjami kultury w zakresie działalności kulturalnej i promocyjnej gminy, 

10)  rozliczanie dotacji dla Ochotniczych Straży Pożarnych, 

11)  prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem ekwiwalentów dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych,

12)  prowadzenie ewidencji kierowców Ochotniczych Straży Pożarnych i wydawanie im upoważnień do kierowania pojazdami uprzywilejowanymi,

13)  zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Zastępcy Wójta, Sekretarzowi
i Skarbnikowi,

14)  przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań (w tym protokołowanie) organizowanych przez Wójta, Zastępcę Wójta i Sekretarza,

15)  umawianie i prowadzenie terminarza spotkań kadry kierowniczej Urzędu,

16)  w zakresie archiwum: 

a)    przyjmowanie dokumentacji:

   -spraw zakończonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych,

   -niearchiwalnej po samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór była Gmina,

  -na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,

  -elektronicznej na informatycznych nośnikach danych,

b)   przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

c)    przeprowadzenie skontrum dokumentacji,

d)   porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych 
w stanie nieuporządkowanym,

e)    udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

f)    wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

g)   przeprowadzenie kwerend archiwalnych,

h)   inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, 

i)     przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do archiwum państwowego

j)     sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

k)   doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania 
z dokumentacją,  

17)  w zakresie zadań radcy prawnego w sprawach z zakresu wszystkich komórek organizacyjnych, w szczególności:

a)      opiniowanie spraw administracyjnych prowadzonych w Urzędzie pod kątem prawnym, 

b)      opiniowanie projektów uchwał na sesje Rady, 

c)      opiniowanie projektów zarządzeń Wójta,

d)      udział w prowadzonych przez Urząd sprawach sądowych, 

e)      udział w prowadzonych przez Urząd sprawach przed WSA i NSA,                                

f)       sporządzanie skarg kasacyjnych i reprezentacja przed sądem w tych sprawach, 

g)      opiniowanie zawieranych przez Gminę umów cywilnoprawnych, 

h)      opiniowanie spraw pracowniczych, 

i)       udział w sesjach Rady,

18)  w zakresie ubezpieczenia mienia:    

a)    aktualizacja wykazów mienia i osób podlegających ubezpieczeniu,

b)   kontrola ważności polis zawieranych przez Gminę i Urząd,

c)    ubezpieczanie majątku Gminy i obsługa spraw związanych ze szkodami majątkowymi,

19)  udział w pracach nad realizacją strategii rozwoju Gminy oraz innych dokumentów strategicznych, w tym przygotowanie raportu o stanie Gminy.

§ 24

Do zadań Referatu ds. Planowania i Finansów należy w szczególności: 

1)        przygotowywania prognoz finansowych Gminy,

2)        przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta,

3)        przygotowywanie projektów uchwał budżetowych i Zarządzeń Wójta dotyczących zmian w budżecie,

4)        przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,

5)        prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencji ich umorzeń, ich aktualizacja i amortyzacja,

6)        prowadzenie gospodarki drukami ścisłego zarachowania,

7)        prowadzenie księgi inwentarzowej Urzędu,

8)        otwieranie, zamykanie i prowadzenie ksiąg rachunkowych organu i Urzędu,

9)        rozliczanie inwentaryzacji,

10)    dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,

11)    przygotowywanie sprawozdań finansowych,

12)    rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego mienia,

13)    prawidłowe dekretowanie dokumentów zgodnie z polityką rachunkowości Urzędu,

14)    wydawania zaświadczeń o stanie majątkowym i stanie zaległości oraz innych zaświadczeń wynikających z przepisów,

15)    dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

16)    prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku   rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy, a w szczególności:

a)    zakładanie i prowadzenie ewidencji podatków, podatników oraz akt gospodarstw 
i ewidencji gruntów dla celów podatkowych,

b)   gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,

c)    przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat, prowadzenie postępowania podatkowego,

d)   przygotowywanie danych do projektów aktów prawnych dotyczących podatków 
i opłat lokalnych,

e)    dokonywanie wymiaru podatków i opłat, umorzeń i odroczeń podatków i opłat lokalnych,

f)    prowadzenie rejestru przypisów i odpisów,

g)   przyjmowanie i załatwianie podań o ulgi, umorzenia, odroczenia oraz rozkładanie na raty,

h)   współpraca z Urzędem Skarbowym i Komornikiem Sądowym i Skarbowym,

i)     przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,

j)     zarachowanie wpłat, przerachowanie lub zwrócenie nadpłat podatków i opłat,

k)   prowadzenie spraw związanych z poborem podatków,

l)     terminowe wystawianie upomnień dla zalegających w zobowiązaniach oraz niezwłoczne wystawianie tytułów do egzekucji,

m) prowadzenie ewidencji i aktualizacji upomnień i tytułów wykonawczych,

n)   systematyczne rozliczanie zaległości i podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,

o)   prowadzenie spraw związanych z akcyzą,

p)   realizacja zadań wynikających z ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej,

17)     prowadzenie scentralizowanych rozliczeń podatku od towarów i usług, w tym opracowywanie procedur rozliczania podatku od towarów i usług, sporządzanie zestawień z ewidencji zakupu i sprzedaży podatku od towarów i usług, sporządzanie deklaracji skonsolidowanych, dokonywanie czynności sprawdzających związanych z dokumentowaniem i rozliczaniem podatku od towarów i usług,

18)    przekazywanie do Ministerstwa Finansów scentralizowanej informacji w zakresie ewidencji zakupu i sprzedaży podatku od towarów i usług w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego, w tym sporządzenie zbiorczego JPK obejmującego informację 
z Jednostek Gminy,

19)    prowadzenie spraw związanych z płacami, w tym:  

a)    naliczanie płac, odprowadzanie składek ZUS i podatków, składek PPK oraz potrąceń wynagrodzeń pracowników Urzędu,  

b)   przygotowywanie przelewów wynagrodzeń, ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz potrąceń na rzecz instytucji i organizacji związanych
z wynagrodzeniami (PPK, KZP, PZU, pożyczki mieszkaniowe itp.),

c)    naliczanie świadczeń z tytułu choroby i rodzicielstwa oraz przygotowywanie dokumentacji w tym zakresie,  

d)   wydawanie zaświadczeń związanych z wynagrodzeniami,

20)    prowadzenie spraw w zakresie poboru i rozliczeń cywilnych, w tym:

a)    przygotowywanie umów na dostawę wody i odprowadzanie ścieków,

b)   aktualizacja danych dotyczących odbiorców wody i ścieków,

c)    współpraca z inkasentami w zakresie wody i ścieków,

d)   wystawianie faktur  i księgowanie należności z tytułu wody i ścieków, 

e)    ustalanie stanów zadłużenia i wystawianie upomnień i wezwań do zapłaty, 

f)    miesięczne uzgadnianie wpłat z księgowością, 

g)   wystawianie faktur, rozliczanie oraz prowadzenie księgowości innych opłat i należności cywilnoprawnych (m.in.: należności za czynsz mieszkaniowy, za grunty, z tytułu użytkowania wieczystego, za wynajem hali sportowej, za centralne ogrzewanie)

h)   prowadzenie egzekucji w/w należności,

i)     obsługa terminala płatniczego,

21)     prowadzenie czynności o charakterze finansowym, w tym:

a)    dokonywanie wypłat, uzgadnianie sald,

b)   prowadzenie ewidencji należności sprzedaży ratalnej mienia komunalnego,

22)    prowadzenie spraw związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, w tym dokonywanie wpisów do CEIDG,

23)    prowadzenie spraw związanych z zezwoleniami na sprzedaż napojów alkoholowych,   prowadzenie ewidencji punktów prowadzących sprzedaż napojów alkoholowych,

24)    prowadzenie postepowań w sprawach dotyczących pomocy publicznej, w tym ustalanie pomocy publicznej, wydawanie zaświadczeń, sprawozdawczość, egzekwowanie nienależnej pomocy publicznej oraz monitorowanie pomocy publicznej,

25)    prowadzenie czynności o charakterze księgowym, w tym:

a)    prowadzenie księgowości podatków i opłat lokalnych,

b)   księgowanie depozytów wpłacanych zgodnie z przepisami i naliczanie od nich odsetek,

c)    prowadzenie bieżącej analizy realizacji wpływów z tytułu należności podatkowych, w tym stała ocena terminowości wpływania dochodów,

d)   terminowe regulowanie zobowiązań Urzędu,

e)    rozliczanie otrzymanych dotacji i subwencji,

26)    rozliczanie opłaty targowej,

27)    obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu, 

28)    w zakresie prowadzenia spraw związanych z organizacją form zapobieganiu bezrobociu:

a)    sporządzanie wniosków do Urzędu Pracy na pozyskiwanie funduszy w celu organizowania prac interwencyjnych, robót publicznych oraz staży absolwenckich (zawodowych),

b)   prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

c)    powierzanie pracy osobom obywających staże absolwenckie (zawodowe),

d)   przygotowanie dokumentacji niezbędnej do naliczania wynagrodzenia w/w pracowników,

e)    nadzór i rozliczanie czasu pracy w/w pracowników,   

f)    sprawozdawczość,  

g)   organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego w/w pracowników,

h)   sporządzanie wniosków o refundację części wynagrodzeń,   

29)    w zakresie kadr:

a)    prowadzenie sprawozdawczości w zakresie kadr,

b)   prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów/kierowników Jednostek Gminy,

c)    prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz kontrola i rozliczanie czasu pracy pracowników,

d)   rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników z ubezpieczenia społecznego
i zdrowotnego, 

30)    prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych,

31)    uczestnictwo w kontrolach przeprowadzanych w Jednostkach Gminy,

32)    przeprowadzanie kontroli podatkowych,

33)    wykonywanie innych spraw zleconych przez Skarbnika Gminy.


§ 25

Do zadań Referatu ds. Administracyjno-Rozliczeniowych Jednostek Gminy należy w szczególności:

1)        prowadzenie spraw oświatowych Jednostek Gminy, w szczególności: 

a)    opiniowanie i przedkładanie Wójtowi do zatwierdzenia arkuszy organizacyjnych Jednostek Gminy, 

b)   zapewniania dzieciom obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego, 

c)    prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem obowiązku organu prowadzącego w zakresie sprawozdawczości statystycznej oraz kontrola wykonania tego obowiązku przez szkoły, 

d)   przeprowadzanie postępowania w sprawie awansu zawodowego nauczycieli, 

e)    prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem wniosków 
o przyznanie pomocy w ramach programu rządowego dot. dofinansowania zakupu podręczników,

f)    kontrola realizacji obowiązku nauki,

g)   przygotowywanie dokumentacji dot. oceny pracy dyrektorów Jednostek Gminy i przeprowadzanie postępowań konkursowych na stanowiska dyrektora Jednostki Gminy oraz współpraca w tym zakresie z Kuratorium Oświaty,

h)   opracowywanie projektów uchwał w zakresie sieci szkół i współpraca, w tym zakresie z Kuratorium Oświaty,

2)        współpraca z niepublicznymi jednostkami oświatowymi, a w szczególności:

a)    prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych,

b)   przekazywanie comiesięcznych informacji o wysokości przekazanej dotacji,

c)    rozliczanie dotacji rocznej,

d)   przeprowadzanie kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji.

3)        prowadzenie spraw dotyczących dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie,

4)        rozliczanie dotacji rządowych otrzymanych na cele edukacyjne oraz sporządzanie sprawozdań w tym zakresie,

5)        przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków dotyczących dowozu uczniów niepełnosprawnych,

6)        przygotowanie informacji Wójta w zakresie realizacji zadań oświatowych Gminy,

7)        przyjmowanie wniosków o przyznanie zapomogi zdrowotnej z funduszu zdrowotnego i przekazywanie tych wniosków komisji zdrowotnej,

8)        prawidłowe dekretowanie dokumentów zgodnie z polityką rachunkowości,

9)        prowadzenie spraw związanych z gospodarką finansową, rachunkową i statystyką jednostek powierzających ich prowadzenie w drodze porozumienia z Urzędem, 

10)    prowadzenie spraw organizacyjnych i administracyjnych Jednostek Gminy powierzających ich prowadzenie w drodze porozumienia z Urzędem,

11)    prowadzenie spraw kadrowych pracowników Jednostek Gminy, jeśli sprawy te zostały przekazane przez Jednostki Gminy do prowadzenia przez Urząd, w tym prowadzenie akt osobowych oraz ewidencja czasu pracy pracowników Jednostek Gminy,  

12)    prowadzenie spraw związanych z płacami Jednostek Gminy, w szczególności:

a)     naliczanie płac, naliczanie i odprowadzanie składek ZUS i podatku dochodowego, składek PPK oraz potrąceń z wynagrodzeń pracowników Jednostek Gminy, 

b)   naliczanie świadczeń z tytułu choroby i rodzicielstwa oraz przygotowywanie dokumentacji w tym zakresie, 

c)    wydawanie zaświadczeń związanych z wynagrodzeniami,

13)    prowadzenie monitoringu realizacji zadań Jednostek Gminy pod względem wykorzystania środków finansowych,

14)    przygotowanie wspólnie z dyrektorami/kierownikami Jednostek Gminy planów finansowych oraz zmian w planach finansowych,

15)    analiza wykonania planów finansowych i przedstawienie ich wyników dyrektorom/kierownikom Jednostek Gminy,

16)    prowadzenie ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej zgodnie z wymogami ustawy z 29 września 2009 r. o rachunkowości z późn. zm., odrębnie dla każdej jednostki,

17)    sporządzanie jednostkowych i zbiorczych sprawozdań budżetowych i finansowych oraz sprawozdań opisowych z wykonania budżetu, i przedkładanie ich do podpisu dyrektorom/kierownikom Jednostek Gminy,

18)    inwentaryzacja sald kont aktywów i pasywów oraz rozliczanie inwentaryzacji prowadzonych Jednostek Gminy,

19)    sporządzanie deklaracji miesięcznych do ZUS oraz w razie potrzeby korekt tych deklaracji oraz deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych zgodnie
z obowiązującymi przepisami,

20)    rozliczanie realizacji projektów realizowanych ze środków zewnętrznych (unijnych, państwowych i innych),

21)    zarządzanie środkami pieniężnymi będącymi w dyspozycji oraz sporządzanie przelewów tych środków,

22)    dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kontrola kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

23)    windykacja należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłata zobowiązań.

24)    współdziałanie z bankami, urzędami skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi urzędami,

25)    obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych poszczególnych Jednostek Gminy,

26)    rozliczanie wpłat,

27)    wykonywanie innych spraw zleconych przez Skarbnika Gminy.

§ 26

Do zadań Referatu ds. Gospodarki Komunalnej, Wodnej, Rolnictwa, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego należy w szczególności: 

1)        w zakresie rolnictwa:

a)    prowadzenie spraw w zakresie gospodarki rolnej i łowieckiej, ochrona
i rekultywacja gruntów

b)   prowadzenie spraw związanych z produkcją roślinną i zwierzęcą, w tym
w zakresie ochrony roślin i zwalczania zakaźnych chorób zwierzęcych oraz współpraca w tym zakresie z innymi jednostkami i organami państwowymi
i samorządowymi,

c)    realizacja zadań z zakresu prawa wodnego, w tym prowadzenie postępowań administracyjnych i wydawanie decyzji oraz współdziałanie z innymi organami w zakresie gospodarki wodnej,

d)   współdziałanie z Ośrodkami Doradztwa Rolniczego oraz Izbą Rolniczą,

e)    szacowanie szkód u rolników związanych z niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi,

f)    prowadzenie rejestru oraz postępowań i wydawanie zezwoleń w zakresie produkcji maku i konopi,

g)   czynności związane z utrzymaniem czystości i porządku oraz pielęgnacją zieleni oraz realizacją ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach w zakresie prowadzonym przez gminę.                                                                                                                               

2)        zapewnienie organizacji dojazdu dzieci, w tym zabezpieczenie dojazdu dla uczniów niepełnosprawnych oraz współpraca w tym zakresie z Referatem ds. administracyjno-rozliczeniowych jednostek gminy, 

3)        prowadzenie w zakresie działania komórki organizacyjnej czynności związanych 
z organizowaniem i przeprowadzaniem zamówień publicznych, 

4)        prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpowodziową i klęskami żywiołowymi,

5)        prowadzenie spraw z zakresu zarządzania kryzysowego, w tym w szczególności:

a)    pełnienie obowiązków Zastępcy Szefa Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego,

b)   całodobowe alarmowanie członków gminnego zespołu zarządzania kryzysowego,
a w sytuacjach kryzysowych zapewnienie całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji oraz dokumentowania prowadzonych czynności,

c)    współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej,

d)   nadzór nad funkcjonowaniem systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności,

e)    współpraca z podmiotami realizującymi monitoring środowiska,

f)    współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze
i humanitarne,

g)   realizacja zadań stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa,

6)        prowadzenie spraw targowiska, w tym pobór opłaty targowej,

7)        zabezpieczenie organizacyjne i techniczne imprez organizowanych przez Gminę,

8)        w zakresie spraw obrony cywilnej:

a)    akcja kurierska, świadczenia na rzecz obrony, 

b)   planowanie zadań obrony cywilnej na terenie Gminy,

c)    prowadzenie spraw dotyczących tworzenia formacji OC, 

d)   kierowanie organizacją szkolenia i ćwiczeń OC oraz szkolenia ludności w zakresie powszechnej   samoobrony, 

e)    przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania 
i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń, 

f)    realizacja przedsięwzięć dla zorganizowania i prowadzenie rozśrodkowania ludności, 

g)   planowanie i zaopatrzenie formacji OC w sprzęt, środki i umundurowanie, 

h)   prowadzenie wykazu ewidencyjnego i kart ewidencyjnych osób wyznaczonych do OC, 

i)     prowadzenie magazynu sprzętu OC, 

j)     prowadzenie księgi inwentarzowej księgi OC, 

k)   opracowywanie i aktualizacja planów obrony cywilnej i planów reagowania kryzysowego, 

l)     prowadzenie spraw dotyczących przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny, 

m) prowadzenie spraw dotyczących nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,  

9)        nadzór techniczno-eksploatacyjny nad gminną siecią wodociągową,

10)    w zakresie dróg:

a)    prowadzenie spraw związanych z zimowym utrzymaniem dróg,

b)   budowa, modernizacja i ochrona dróg,  

c)    prowadzenie spraw związanych z oświetleniem ulicznym.  

11)    zapewnienie czystości i porządku w Urzędzie oraz zabezpieczenie pomieszczeń
i budynku.

12)    nadzór produkcji wody, kontrola jakości wody i ścieków, analiza kosztów produkcji wody i odprowadzania ścieków,

13)    przygotowywanie dokumentacji do wydawania pozwolenia na wykonanie przyłącza wodociągowego,

14)    w zakresie obsługi hydroforni oraz gminnej sieci wodociągowej:

a)    prowadzenie odczytów stanu liczników wody,

b)   przygotowywanie i wydawanie decyzji dot. przyłączy do sieci wodociągowej,

c)    interwencja w przypadku awarii sieci wodociągowej,

d)   kontrola jakości wody,

e)    sprawozdawczość w zakresie gospodarki wodnej,

f)    nadzór nad podręcznym magazynem materiałów i narzędzi,

15)    w zakresie obsługi oczyszczalni ścieków oraz gminnej sieci kanalizacyjnej:

a)    przygotowywanie i wydawanie decyzji dot. przyłączy do sieci kanalizacyjnej,

b)   interwencje w przypadku awarii sieci kanalizacyjnej,

c)    kontrola jakości ścieków,

d)   sprawozdawczość w zakresie gospodarki ściekami,

e)    nadzór nad podręcznym magazynem materiałów i narzędzi, 

16)    w zakresie obsługi hali sportowej oraz stadionu sportowego:

a)    zapewnienie prawidłowego funkcjonowania hali sportowej oraz stadionu sportowego,

b)   opracowywanie harmonogramu zajęć oraz współpraca w tym zakresie z Dyrektorami szkół oraz klubami sportowymi,

c)    współpraca z klubami sportowymi w zakresie udostępniania obiektów sportowych;

d)   sporządzanie umów na użytkowanie hali,

e)    prowadzenie rejestru umów,

f)    rozliczanie odpłatności za użytkowanie hali,

g)   zapewnienie serwisu urządzeń będących na wyposażeniu hali,

h)   nadzór nad personelem sprzątającym,

i)     przygotowywanie planów, analiz i sprawozdań dotyczących działalności sportowej na obiekcie,  

17)    organizowanie i rozliczanie nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne
w ramach kar orzeczonych przez sądy,

18)    nadzór nad pracownikami zatrudnionymi w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych,

19)    kontrola stanu technicznego budynków komunalnych,   

20)    prowadzenie spraw związanych z ochroną zabytków,

21)    opieka nad cmentarzami, grobami wojennymi oraz miejscami pamięci narodowej,

22)    upowszechnianie wiedzy o historii, zabytkach i walorach przyrodniczych Gminy,

23)    zbiórki publiczne, 

24)    prowadzenie remontów gminnych obiektów i majątku Gminy,

25)    prowadzenie w gminnych obiektach prac związanych z instalacjami elektrycznymi, 
w tym montaż, instalacja, konserwacja, przeglądy, naprawa i usuwanie awarii,

26)    prowadzenie spraw z zakresu obsługi wyborów, 

27)    koordynowanie współpracy z lokalnymi organizacjami pozarządowymi realizującymi zadania statutowe gminy, a w szczególności udzielania wsparcia w przygotowywaniu i realizacji projektów na rzecz mieszkańców gminy współdziałanie w organizowaniu imprez masowych,

28)    Prowadzenie spraw dotyczących zgromadzeń,

29)    W zakresie spraw wojskowych:

a)    prowadzenie i bieżąca aktualizacja rejestru osób podlegających kwalifikacji wojskowej,

b)   prowadzenie wykazu osób uchylających się od obowiązku służby wojskowej,

c)    poszukiwania przedpoborowych, którzy nie zgłosili się do kwalifikacji wojskowej,

d)   przygotowywanie wniosków o wypłatę świadczeń rekompensujących dla żołnierzy rezerwy z tytułu odbycia ćwiczeń wojskowych.


§ 27

Do zadań Referatu ds. Budownictwa, Lokali i Gospodarki Gruntami należy 
w szczególności: 

1)        prowadzenie spraw w zakresie gospodarki mieszkaniowej i dróg:

a)    prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnym,
a w szczególności przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnych kategorii, projektowanie przebiegu dróg,

b)   prowadzenie postępowań i naliczanie opłat z tytułu zajęcia pasa drogowego,

c)    przygotowywanie decyzji określających warunki techniczne budowy zjazdu dróg gminnych,

d)   wydawanie decyzji i pozwoleń związanych z realizacją ustawy o transporcie drogowym, ruchu drogowym i o drogach publicznych należących do kompetencji Wójta,   

e)    określanie szczególnego korzystania z dróg, w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomercyjne,

f)    prowadzenie spraw związanych z ustaleniem i zmianą nazw miejscowości, ulic
i obiektów fizjologicznych oraz numeracji nieruchomości,

g)   prowadzenie spraw z dziedziny gospodarki komunalnej i lokalowej, w tym dotyczące administrowania, gospodarowania i zarządzania gminnym zasobem lokalowym oraz nieruchomościami budynkowymi,

h)   przyznawania lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych, pomieszczeń tymczasowych,

i)     zarząd nieruchomościami wspólnymi,

j)     egzekucja w sprawach lokalowych i usuwanie skutków samowoli lokalowej;

2)        prowadzenie spraw związanych z gospodarką gruntami:

a)    gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi
i przeznaczonymi w studium i planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywanie, oddawanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, oddanie w trwały zarząd oraz ich przekazywanie na cele szczególne,

b)   ustalanie wartości nieruchomości, cen i opłat za korzystanie z nich,  

c)    organizowanie przetargów na zbywanie prawa własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność gminy,

d)   nabywanie nieruchomości, niezbędnych dla realizacji zadań gminy, komunalizacja gruntów,       

e)    prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,

f)    analiza kosztów utrzymania budynków komunalnych,

g)   prowadzenie postepowań z zakresu naliczania opłaty adiacenckiej,

h)   przygotowywanie projektów decyzji w zakresie podziałów, scaleń i rozgraniczeń nieruchomości;

3)        prowadzenie spraw związanych z planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym:

a)    przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy,

b)   koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,

c)    koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

d)   przechowywanie studium i planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,

e)    prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

f)    ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,

g)   dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,

h)   prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy
i zagospodarowania  terenu, w tym przygotowywanie projektów decyzji o warunkach zabudowy i inwestycji celu publicznego,

i)     prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

j)     rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu;

4)        prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska:

a)    prowadzenie zadań w zakresie ochrony przyrody należących do kompetencji gminy, w tym prowadzenie rejestru pomników przyrody, użytków ekologicznych,

b)   realizacja zadań z zakresu ochrony zwierząt, w tym prowadzenie rejestru zwierząt niebezpiecznych,

c)    prowadzenie działań przewidzianych dla gminy w zakresie gospodarki odpadami niebezpiecznymi,

d)   prowadzenie spraw związanych z ochroną powietrza, wód, powierzchni ziemi oraz terenów zielonych należących do kompetencji gminy, w tym wydawanie pozwoleń na usuwanie drzew i krzewów,

e)    prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska w zakresie ustawy Prawo ochrony środowiska, w tym udostępnianie danych o środowisku i jego ochronie,

f)    prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia,

g)   prowadzenie wykazu wniosków w sprawie wydania decyzji o środowiskowych  
 uwarunkowaniach zgody na realizacje przedsięwzięcia,    

h)   opiniowanie projektów decyzji o warunkach zabudowy i inwestycji celu publicznego 
dla inwestycji lokalizowanych przy drogach gminnych,

i)     prowadzenie postępowań, przygotowywanie informacji o zakresie korzystania 
ze środowiska oraz o wysokości należnych opłat,

j)     prowadzenie ewidencji wyrobów zawierających azbest,

k)   prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków finansowych w WFOŚ 
i GW;

5)        rozliczanie kosztów oświetlenia ulicznego.

§ 28

 Do zadań Referatu ds. Inwestycji i Pozyskiwania Funduszy należy w szczególności:

1)        przygotowywanie wniosków w sprawie pozyskiwania środków unijnych i innych środków zewnętrznych wraz z pełną dokumentacją towarzyszącą,

2)        inicjowanie udziału gminy w otwartych konkursach i programach związanych
z funduszami strukturalnymi,

3)        pozyskiwanie środków pozabudżetowych, koordynacja i przygotowywanie projektów infrastrukturalnych i społecznych, finansowych ze środków zewnętrznych w szczególności z Unii Europejskiej,

4)        prowadzenia spraw związanych z zamówieniami publicznymi w zakresie inwestycji,

5)        prowadzenie procedur zamówień publicznych w urzędzie, w tym przygotowanie specyfikacji, umów i ogłoszeń,

6)        współpraca z instytucjami wspierającymi działania na rzecz Unii Europejskiej,

7)        aktualizacja i monitorowanie złożonych wniosków, kontakt z instytucją finansującą, składanie korekt i uzupełnień do złożonych wniosków,

8)        sporządzanie wniosków o finansowanie oraz wniosków o płatność projektów finansowanych ze środków zewnętrznych wynikających z zakresu zadań referatu,

9)        rozliczenie i sprawozdawczość z realizacji programów pomocowych,

10)    rozliczanie wykorzystania środków zewnętrznych,

11)    prowadzenie inwestycji realizowanych w komórce organizacyjnej,

12)    wspieranie działań mających na celu wykorzystanie odnawialnych źródeł energii, wymiany źródeł ciepła oraz ochronę środowiska,

13)    realizacja programów dofinansowujących zachęcających do ochrony środowiska,

14)    prowadzenie Punktu Konsultacyjno-Informacyjnego programu „Czyste Powietrze”,

15)    obsługa deklaracji Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB),

16)    prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków finansowych 
z WFOŚiGW oraz NFOŚiGW,

17)    realizacja zadań związanych z utylizacją azbestu,

18)    monitorowanie dostępności środków zewnętrznych na realizację projektów Gminy,
a w szczególności środków pozabudżetowych możliwych do pozyskania na realizację projektów, mających na celu rozwój społeczno-gospodarczy Gminy,

19)    w zakresie obsługi informatycznej:

a)    wdrażanie nowych oraz bieżąca aktualizacja istniejących systemów, programów informatycznych oraz występowanie z wnioskami o ich usprawnianie,

b)   zapewnienie sprawnego funkcjonowania sprzętu komputerowego i systemów informatycznych,

c)    dokonywanie zakupu sprzętu komputerowego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,

d)   prowadzenie rejestru zawartych umów oprogramowania, stosowanych systemów 
i programów,

e)    prowadzenie rejestru licencji oprogramowań,

f)    elektroniczne archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,

g)   nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń, na których zapisane są dane osobowe,

h)   prowadzenie bieżącego instruktażu użytkowników systemów informatycznych,

i)     obsługa informatyczna wyborów,

j)     koordynowanie projektów unijnych dotyczących informatyzacji Gminy i Urzędu,

k)   obsługa strony internetowej i BIP Urzędu Gminy (unislaw.pl, bip.unislaw.pl),

l)     współpraca przy opracowywaniu polityki bezpieczeństwa informacyjnego,

m) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, peryferii i systemów informatycznych,

n)   wykonywanie drobnych napraw sprzętu komputerowego i peryferii Urzędu oraz koordynacja spraw związanych z serwisowaniem i usuwaniem awarii w/w sprzętu,

o)   koordynowanie projektów informatycznych prowadzonych przez instytucje nadrzędne dotyczące informatyzacji Gminy i Urzędu,

p)   prowadzenie dokumentacji w zakresie przyznawania prawa dostępu do systemów informatycznych Urzędu,

q)   administrowanie systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją 
i systemem do korespondencji elektronicznej (EPUAP, E-Doręczenia, e-mail, KSeF) oraz podpisami elektronicznymi i pieczęcią elektroniczną,

r)    koordynacja i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem zewnętrznych systemów informatycznych współpracujących z systemami informatycznymi Urzędu,


20)    w zakresie zgłoszeń zewnętrznych określonych w rozdziale 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów:

a)    przyjmowanie zgłoszeń,

b)   procedowanie zgłoszeń zewnętrznych,

c)    przekazywanie do właściwego organu,

d)   prowadzenie stosownych statystyk,

e)    prowadzenie rejestru zgłoszeń,

f)    wydawanie stosownych zaświadczeń, 

g)   przekazywanie informacji zwrotnej.


§ 29

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:

1)        w zakresie stanu cywilnego:

a)    rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,

b)   sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie rejestru stanu cywilnego oraz dokonywanie w nim dodatkowych wzmianek i przypisów,

c)    sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,

d)   przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

e)    przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

f)    wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,

g)   wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa ze skróconym terminem wyczekiwania,

h)   dokonywanie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w sporządzonym akcie stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznej,

i)     uzupełnianie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznej,

j)     wydawanie decyzji o unieważnieniu jednego z dwóch aktów stanu cywilnego stwierdzającego  to samo zdarzenie,

k)   odtwarzanie treści aktu stanu cywilnego w razie zaginięcia lub zniszczenia księgi,

l)     odtworzenie i transkrypcja aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą,

m) migracja aktów stanu cywilnego,

n)   wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej obywatela polskiego do zawarcia małżeństwa za granicą,

o)   prowadzenie skorowidzów alfabetycznych aktów stanu cywilnego,

p)   zapewnienie uroczystych form rejestracji stanu cywilnego obywateli,

q)   przyjmowanie oświadczeń o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,

r)    przyjmowanie oświadczenia o uznaniu ojcostwa i o nadaniu dziecku nazwiska męża matki,

s)    administracyjna zmiana imion i nazwisk,

t)     współpraca z komórkami ewidencji ludności, urzędami stanu cywilnego, placówkami  konsularnymi, organami wojskowymi,

u)   prowadzenie statystyki USC,

v)   przygotowywanie wniosków i występowanie o odznaczenia dla małżonków,

2)        w zakresie ewidencji ludności:

a)    realizacja wniosków o nadanie numeru PESEL,

b)   usuwanie niezgodności danych,

c)    udostępnianie danych z rejestru mieszkańców, z rejestru PESEL i rejestru dowodów osobistych,

d)   zastrzeganie numeru PESEL

e)    przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały i czasowy, zgłoszeń wymeldowań z pobytu stałego i czasowego, zgłoszeń wyjazdów i powrotów
z zagranicy oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,

f)    prowadzenie i aktualizacja rejestru mieszkańców,

g)   wydawanie poświadczeń zameldowań,

h)   wydawanie decyzji administracyjnych i prowadzenie postępowań w sprawach zameldowania i wymeldowania,

i)     współpraca z komórkami ewidencji ludności na terenie kraju

j)     sporządzanie wykazów mieszkańców na potrzeby szkolnictwa, służby zdrowia, organów wojskowych i policji,

k)   prowadzenie dokumentacji i wydawanie dowodów osobistych,

l)     wydawanie zaświadczeń o utracie dokumentu stwierdzającego tożsamość,

m) prowadzenie rejestru wyborców, przygotowywanie spisu wyborców, sporządzanie kwartalnych sprawozdań do Biura Wyborczego,

n)   wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,

o)   współpraca z sądami i kuratorami,

p)   prace związane z przygotowywaniem i przeprowadzeniem spisów powszechnej ludności,

q)   potwierdzanie wniosków o profil zaufany.


§ 30

Do zadań Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych należą sprawy związane
z zapewnieniem przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, w szczególności:

1)        zapewnienie ochrony informacji niejawnych,

2)        zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne,

3)        zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych,

4)        kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,

5)        okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,

6)        opracowanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,

7)        szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.  


§ 31

Do zadań Pełnomocnika ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii należy w szczególności:

1)        prowadzenie spraw Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

2)        opracowywanie gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii i realizacja tego programu,

3)        opracowywanie i przedstawianie Radzie Gminy rocznego sprawozdania z realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii,

4)        organizowanie programów zdrowotnych na terenie gminy,

5)        organizowanie konkursów na zadania z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz narkomanii,

6)        nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji zadań powierzonych w ramach konkursów,

7)        sprawozdawczość.


§ 32

Do zadań Kierownika świetlicy należy realizacja zadań opiekuńczo-wychowawczych oraz profilaktycznych, wynikających z gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii obowiązującego w Gminie poprzez organizację zajęć, gier i innych aktywności edukacyjnych i wspierających kształtowanie właściwych postaw.
 

§ 33

Do zadań i kompetencji Inspektora ochrony danych należy prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych, a w szczególności:

1)        informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO i  innych przepisów Unii Europejskiej oraz obowiązujących przepisów prawa polskiego o ochronie danych i doradzanie w tej sprawie,

2)        monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub obowiązujących przepisów prawa polskiego o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, 

3)        udzielanie na żądanie Administratora zaleceń, co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania, 

4)        współpraca z organem nadzorczym,

5)        pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, 

6)        pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz 
z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO,

7)        prowadzenie rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności,

8)        monitorowanie przestrzegania w  Urzędzie Gminy Unisław zapisów Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, 

9)        przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do przetwarzania danych osobowych,  

10)    prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,

11)    kontrola nad danymi osobowymi wprowadzonymi do zbiorów,  

12)    analizowanie i sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych
z obowiązującymi przepisami prawa,

13)    nadzór nad obiegiem oraz przechowywaniem dokumentów zawierających dane osobowe,

14)    monitorowanie zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych,

15)    podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń lub podejrzenia naruszenia zabezpieczeń,  

16)    informowanie administratora danych osobowych o stwierdzonych naruszeniach danych osobowych, sporządzenie informacji o zaistniałych naruszeniach.


§ 34

Do zadań i kompetencji Stanowiska ds. przedsiębiorczości i rozwoju ekonomii społecznej należy w szczególności:

1)        prowadzenie działań usprawniających działalność podmiotów ekonomii społecznej (PES),

2)        prowadzenie działań oraz wypracowanie formuły dialogu pomiędzy instytucjami, podmiotami ekonomii społecznej oraz przedsiębiorcami,

3)        inspirowanie i promowanie nowych metod działań w zakresie aktywizacji, integracji oraz reintegracji społecznej i zawodowej,

4)        prowadzenie działań z zakresu rozwoju partnerskiej współpracy pomiędzy samorządem lokalnym a podmiotami świadczącymi usługi aktywizacji, integracji oraz reintegracji społecznej i zawodowej na rzecz mieszkańców Gminy,

5)        monitorowanie rozwoju lokalnej przedsiębiorczości społecznej służącej zwiększeniu aktywności społecznej i zawodowej mieszkańców Gminy,

6)        aplikowanie o fundusze zewnętrzne na rzecz rozwoju współpracy międzysektorowej w zakresie aktywizacji, integracji oraz reintegracji społecznej i zawodowej,

7)        koordynacja projektów miękkich, społecznych realizowanych w Urzędzie współfinansowanych ze środków unijnych i innych środków pomocowych.


§ 35

1.         Do zadań i kompetencji Audytora wewnętrznego należy działania, w wyniku których Wójt uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej, a w szczególności prowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym:

1)   planowanie działalności audytu wewnętrznego;

2)   sporządzanie sprawozdań z prowadzenia audytu wewnętrznego;

3)   dokumentowanie zadań i czynności audytowych.

2.         Cel i zakres audytu wewnętrznego oraz prawa i obowiązki audytora wewnętrznego określa Karta audytu wewnętrznego wprowadzona odrębnym zarządzeniem Wójta. 


Rozdział VII

OGÓLNE ZASADY PODPISYWANIA DOKUMENTÓW I KORESPONDENCJI URZĘDU 

§ 36

1.    Umowy lub inne dokumenty wywołujące zobowiązania finansowe podpisuje Wójt lub inne osoby posiadające jego upoważnienie.

2.    Umowy lub inne dokumenty, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych  wymagają kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.

3.    Odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych podpisuje Wójt w razie jego nieobecności Zastępca Wójta lub Sekretarz.  

4.     Wójt podpisuje osobiście:

1) zarządzenia, pisma okólne,

2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,

3) pisma zawierające oświadczenie woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,

4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników Urzędu,

5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,

6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,

7) pisma zawierające oświadczenie woli Urzędu, jako pracodawcy,

8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,

9) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,

10) kierowane do NIK, RIO, PIP, Izby Skarbowej i innych instytucji – w związku
z prowadzonymi przez nie postępowaniami,

11) inne pisma, jeśli ich podpisanie Wójt zastrzegł dla siebie.

5.    W okresie nieobecności Wójta akty normatywne i wszelkie dokumenty podpisuje Zastępca Wójta lub Sekretarz w zakresie określonym upoważnieniem.

6.    Wójt może upoważnić Zastępcę Wójta i Sekretarza do podpisywania dokumentów dotyczących spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Wójta, o których mowa
w ust. 4.

7.    Dokumenty i pisma inne podpisują:

1)   Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik – w sprawach przez nich nadzorowanych, zgodnie z ustalonym podziałem zadań, jeżeli nie są zastrzeżone do podpisu Wójta oraz decyzje administracyjne i pisma w sprawach, do załatwiania, których zostali upoważnienie przez Wójta,

2)   Kierownicy komórek organizacyjnych w sprawach należących do ich zakresu działania, niezastrzeżone do podpisu przez inne osoby, Kierownicy komórek organizacyjnych podpisują pisma związane z zakresem działania komórki organizacyjnej, decyzje administracyjne oraz pisma, do załatwiania, których zostali upoważnienie przez Wójta oraz pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej komórki organizacyjnej,

3)   Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające
w zakresie jego zadań,

4)   Osoba wyznaczona przez Wójta zgodnie z udzielonym upoważnieniem.

8. Dokumenty w formie nieelektronicznej (papierowej) przedkładane do podpisu muszą być parafowane na drugim egzemplarzu przeznaczonym wyłącznie do akt sprawy przez osobę sporządzającą lub kierownika komórki organizacyjnej oraz w uzasadnionych przypadkach przez radcę prawnego, jako niebudzące zastrzeżeń pod względem prawnym.

9. Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów   księgowych opracowana przez Skarbnika.

10. Rejestracja, obieg, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt i instrukcji archiwalnej.

 
Rozdział VIII

AKTY PRAWNE WÓJTA 

§ 37

Wójt wydaje:

1)   zarządzenia – wydawane na podstawie delegacji zawartych w aktach prawnych,

2)   pisma okólne – porządkujące wewnętrzne sprawy organizacyjne Urzędu,

3)   decyzje i postanowienia – w rozumieniu przepisów postępowania administracyjnego.

§ 38

Zarządzenie powinno zawierać:

1)   oznaczenie, numer kolejny w danym roku kalendarzowym,

2)   datę wydania,

3)   określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji prawnej,

4)   wskazanie podstawy prawnej,

5)   treść regulowanych zagadnień,

6)   przepisy końcowe obejmujące datę wejścia w życie.

 
§ 39

1.Projekty aktów prawnych (uchwał i zarządzeń) przygotowują pracownicy właściwi pod względem merytorycznym parafując przygotowany materiał, który zatwierdza swą parafą właściwy kierownik.

2. Projekt aktu prawnego obejmującego swym zakresem kilka stanowisk pracy opracowują i podpisują właściwi pod względem merytorycznym pracownicy oraz ich kierownicy. 

3. Projekty aktów prawnych w zakresie Jednostek Gminy przygotowują ich kierownicy.

4. Projekty wszystkich aktów prawnych powodujących skutki finansowe uzgadniane są ze Skarbnikiem, który potwierdza swą parafą uzgodnienie.

5. Projekty aktów prawnych należy przekazać do radcy prawnego w celu ich zaopiniowania pod względem formalno-prawnym przed ich skierowaniem do rozpatrzenia Wójtowi, Komisji lub Radzie.

Rozdział IX

ZASADY UDZIELANIA INFORMACJI DZIENNIKARZOM

§ 40

1.         Informacji o działalności Urzędu dziennikarzom udzielają:

1)        Wójt,

2)        osoby wskazane przez Wójta.

2.         Obsługa informacyjna środków masowego przekazu odbywa się na zasadach określonych w ustawie Prawo prasowe.

 
Rozdział X

ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ 

§ 41

1.         W Urzędzie sprawowana jest kontrola zarządcza, której sposób wykonywania szczegółowo określają zarządzenia Wójta.

2.         Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1)        zgodności działalności urzędu z przepisami prawa powszechnie obowiązującego
i przyjętymi procedurami wewnętrznymi,

2)        skuteczności i efektywności działania,

3)        przestrzegania zasad etycznego zachowania,

4)        efektywności i skuteczności przepływu informacji,

5)        zarządzanie ryzykiem.

3.         System kontroli w Urzędzie obejmuje:

1)        kontrolę zewnętrzną, której podlegają Jednostki Gminy,

2)        kontrolę wewnętrzną, której podlegają komórki organizacyjne Urzędu.

4.          Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie podpisane przez Wójta.

Rozdział XI

PRZYJMOWANIE I ZAŁATWIANIE SKARG, WNIOSKÓW I PETYCJI 

§ 42

1.Skargi, wnioski i petycje wpływające do Urzędu rozpatrują i załatwiają:

1) Wójt - w sprawach dotyczących zadań własnych Gminy realizowanych przez Urząd lub Jednostki Gminy, 

2) Rada – w sprawach dotyczących Wójta.

2. Skargi, wnioski i petycje przyjmuje Wójt i przekazuje odpowiednio komórkom organizacyjnym Urzędu lub Radzie.

3. Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik przyjmują skargi w sprawach załatwianych przez podległe komórki organizacyjne.

4. Skargi i wnioski ewidencjonowane są w rejestrze skarg i wniosków.

5. Petycje ewidencjonowane są w rejestrze petycji.


Rozdział XII

PIECZĘCIE I PIECZĄTKI 

§ 43

1.         Ewidencję pieczęci i pieczątek używanych w Urzędzie prowadzi sekretariat Urzędu. Z ewidencji tej powinno wynikać jak długo i w czyim użytkowaniu dana pieczęć znajduje się.

2.         Przekazywanie pieczęci i pieczątek pracownikom Urzędu odbywa się za pokwitowaniem w ewidencji, o której mowa w ust.1.

3.         Pracownicy odchodzący z pracy Urzędzie zdają pobrane pieczęci i pieczątki.

§ 44

Do osób dysponujących pieczęciami i pieczątkami należy:

1)   kwalifikowanie dokumentów pod kątem potrzeby odciskania na nich odpowiednich pieczęci i pieczątek,

2)   osobiste odciskanie pieczęci i pieczątek,

3)   przechowywanie pieczęci i pieczątek pod zamknięciem i zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich,

4)   natychmiastowe informowanie przełożonemu o kradzieży lub zagubieniu pieczęci lub pieczątki.


Rozdział XIII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE 

§ 45

W trybie umowy cywilnoprawnej może być sprawowana w Urzędzie obsługa prawna, obsługa BHP oraz audyt wewnętrzny.

 

§ 46

1.         Szczegółowe wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Urzędu i kierowników komórek organizacyjnych zawierają zakresy czynności tych pracowników.

2.         Prawa i obowiązki pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane z wewnętrznym porządkiem pracy określa Regulamin Pracy Urzędu.